當(dāng)下電子發(fā)票開具量激增，在新辦納稅人實行專票電子化的背景下，作為電子發(fā)票的收票方應(yīng)該如何應(yīng)對電子發(fā)票原件存儲歸檔，并且符合財政部6號文的要求。

一、為什么要存檔？

財會[2020]6號 《財政部 國家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》明確規(guī)定：

單位以電子會計憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子會計憑證。

《關(guān)于在新辦納稅人中實行增值稅專用發(fā)票電子化有關(guān)事項的公告》（國家稅務(wù)總局公告2020年第22號）規(guī)定：納稅人以電子發(fā)票（含電子專票和電子普票）報銷入賬歸檔的，按照《財政部?國家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號）的規(guī)定執(zhí)行。

二、存檔到底需要存什么？

保存打印該紙質(zhì)件的電子會計憑證。

通俗來說就是從銷售方開票系統(tǒng)開具出來的電子發(fā)票的源文件，目前電子發(fā)票原件只有兩種文件格式：pdf格式和ofd格式。

特別提醒：下面這些”發(fā)票原件“都不是電子發(fā)票原件！

1、將ofd轉(zhuǎn)成pdf文件存儲的pdf文件；

2、將電子發(fā)票原件截屏保存成圖片的文件；

3、直接通過拍攝電腦屏幕生成的照片文件；

4、拍攝打印出來的電子發(fā)票紙質(zhì)文件的照片文件；

5、將上述照片文件保存成pdf、ofd等文檔格式存儲的文件。

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三、目前存檔的方式有哪幾類？

已建立電子檔案管理系統(tǒng)的單位：

這種企業(yè)多數(shù)都已經(jīng)采用了無紙化報銷流程，可以通過企業(yè)的無紙化報銷系統(tǒng)，并按《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》（檔辦發(fā)〔2015〕4號）建立電子檔案管理系統(tǒng)的單位可以通過報銷系統(tǒng)進行歸集和存檔。

未建立電子檔案管理系統(tǒng)的單位：

這類企業(yè)在處理電子發(fā)票報銷的時候，大多都是采用打印報銷的方式進行報銷，按照規(guī)定這類單位需要企業(yè)參照《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》（檔辦發(fā)〔2015〕4號）對電子發(fā)票原件進行存檔管理，這類企業(yè)往往就需要財務(wù)部門自己想辦法解決。對于電子發(fā)票打印報銷，除了要解決電子發(fā)票存檔的問題，還需要解決重復(fù)打印報銷以及發(fā)票真?zhèn)悟炞C的問題，而最常見的方式就是Excel臺賬加財務(wù)自己建立文件夾存儲電子發(fā)票原件的方式。

四、常用的存檔方式的問題

常用的采用自己建立文件夾存儲方式主要存在幾個問題：

1、人工不能判定是否為原文件，經(jīng)過轉(zhuǎn)換或篡改的文件通過人工是無法識別真?zhèn)蔚摹?/p>

2、原件的收集麻煩，原件分散在報銷人員手上，在報銷時需要傳給會計，郵箱，或者微信等發(fā)給會計，會計再下載并逐一打開確認(rèn)是否合規(guī)，然后規(guī)范命名并下載到指定目錄。

3、查驗麻煩：需要找某張發(fā)票時，只能先通過報銷臺賬（手工登記的Excel臺賬）查找他的報銷記錄，然后再一級一級的打開對應(yīng)的電子發(fā)票存檔目錄進行搜索查找。

4、重復(fù)提交的風(fēng)險，發(fā)票多了，人工審核是難免會出現(xiàn)重復(fù)保存的可能的。

5、不安全：電子設(shè)備隨時可能壞掉，復(fù)雜的辦公室局域網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境隨時都可能導(dǎo)致辛苦存儲的電子檔案灰飛煙滅。

面對堆疊如山的電子發(fā)票打印報銷件，如此的存檔再加上電子發(fā)票的查重和真?zhèn)尾轵灒蟾咆攧?wù)人員都會崩潰吧。

當(dāng)然，你可以這樣做：

使用使用米印盒子電子發(fā)票管理平臺的電子臺賬小程序，可以把以上煩惱全都解決。

針對于國家要求的原件歸檔，，點擊發(fā)票記錄后面的附件，可以直接打開對應(yīng)電子原件，操作簡單，界面簡潔明了，再也不用擔(dān)心臺賬混亂查找麻煩的問題了！

導(dǎo)出到本地的臺賬丟失了？沒關(guān)系！系統(tǒng)自動生成的臺是分布存儲在云端數(shù)據(jù)庫中的，安全性完全可以放心，支持多次導(dǎo)出，下載到本地臺賬如果丟失了，還可以再次從數(shù)據(jù)庫里面下載！

一步操作，同時可以解決查重、驗真、歸檔三大難題！

注意：電子專用發(fā)票的原文件版式為：OFD文件格式

下面為財政部、國家檔案局、國家稅務(wù)總局有關(guān)司局就增值稅電子專用發(fā)票（以下簡稱“電子專票”）全流程電子化管理操作等有關(guān)問題進行解答